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智慧档案馆(室)——我国档案馆(室)建设的新方向

  • 作者:河北瑞好柜业有限公司
  • 发布时间:2021-09-19 15:42
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智慧档案馆(室)——我国档案馆(室)建设的新方向

【概要描述】值得您信赖的智慧物联专家 *近,原国家档案局局长杨冬权在《中国档案》杂志上发表了《智慧档案馆(室)—我国档案馆(室)建设的新方向》的论文,充分论述了智慧档案馆(室)的内涵,以及建设智慧档案馆(室)的重要性和必要性,也提出了建设好智慧档案馆(室)的重点方法。无疑,这篇文章指明了新形势下我国档案馆(室)建设的新方向。 一、什么是智慧档案馆(

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值得您信赖的智慧物联专家

          *近,原国家档案局局长杨冬权在《中国档案》杂志上发表了《智慧档案馆(室)—我国档案馆(室)建设的新方向》的论文,充分论述了智慧档案馆(室)的内涵,以及建设智慧档案馆(室)的重要性和必要性,也提出了建设好智慧档案馆(室)的重点方法。无疑,这篇文章指明了新形势下我国档案馆(室)建设的新方向。

一、什么是智慧档案馆(室)?

智慧档案馆(室)是继传统档案馆(室)及数字档案馆(室)之后的第三代档案馆(室),是档案馆(室)的3.0版。它可以说是目前已建设了20多年的数字档案馆(室)的升级版,也可以说是已开展了30多年的档案信息化的升级版。第三代智慧档案馆(室)必须有3个要素:一是以档案全文数据为核心,包括其他各种档案业务和档案工作数据的大数据;二是以数据挖掘与主动推送技术为核心,包括数据采集、数据感知、数据存储、数据传输等的数据处理及主动推送技术;三是可以将档案实体、档案装具、档案环境、档案业务系统、档案人员、档案利用者连接起来的物联网系统。所以,也可以简单地归纳为“智慧档案馆(室)=档案数据+数据挖掘与推送技术+物联网系统”。

 

人工智能VS大数据技术

二、为什么要建设智慧档案馆(室)?

 

1、智慧社会的到来,为建设智慧档案馆(室)营造了良好的外部环境 

“智慧社会”的提法,*早源于IBM在2008年11月提出的“智慧地球”的概念,它包括三个要素,即物联化、互联化、智能化。这个概念提出后,很多城市又提出了“智慧城市”的概念,并开始了智慧城市的建设和评选,我国的许多城市就在积极地建设智慧型城市。近几年我国许多城市有了无人驾驶汽车、无人酒店、无人超市等,让人们感受到了智慧城市的雏形。伴随着智慧城市的还有智慧图书馆、智慧小区、智慧楼宇、智慧家居等。此外,智慧教育、智慧交通、智慧医疗、智慧司法、智慧旅游、智慧人文、智慧物流等也已经扑面而来,各行各业、方方面面都在以智慧为*,推进智能化信息化建设。正是在此基础上,党的十九大提出了“智慧社会”这一新的理念,智慧社会的到来为智慧档案馆(室)建设营造了很好的社会环境,同时也增添了现实的迫切性。从档案部门来说,有些档案室十几年前就通过手工录入的方法,对档案进行了“数据化”,把档案中的所有文字转化成了电脑可以检索的数据。只可惜那时尚无数据挖掘技术,因而未对这些数据进行智慧性开发、关联性挖掘和自主式推送。2014年以来,国内许多地方的档案馆(室)在数字档案馆(室)的基础上,对档案实体、档案保管条件等方面进行智能化、自动化管理,进行了他们所定义的智慧档案馆(室)建设。还有一些档案服务企业,*近几年也提出了基于档案实体自动化跟踪和管理、智能化档案装具、档案温湿度自动控制、档案安全自动报警等“智慧服务”。

 

2、智慧档案馆(室)能有效解决传统档案管理存在的问题,提高了档案行业对建设智慧档案馆(室)的积极性。

 

传统的文件档案管理模式,是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容,以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。由于大部分单位在其自身的信息自动化建设中一般采取的是由局部到总体的工作线路,普遍缺少总体规划,所以往往容易导致各个管理系统之间标准不一,接口不顺,连动不灵,传递不畅;同时,不少单位在开展信息自动化建设过程中,过分依赖自动化管理的技术系统,缺乏对数据质量与系统功能之间辩证关系的正确理解,缺乏对这些数据进行智慧性开发、关联性挖掘和自主式推送,经常导致自动化管理体系与手工管理并行,甚至相互掣肘的尴尬局面。上述情形,常常使单位的计划、决策、指挥、领导、经营等项工作处于各行其是,互不沟通的状态,很容易导致管理混乱,重复投入,工作成本无意义提高等问题的出现。因此建立一套适应本单位工作特点、体现规范化、科学管理水平的档案综合管理系统尤其显得必要,满足档案库房“十防"要求(防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体),实现人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系,从“收"、"管"、"存"、“用”四个方面实现纸质档案和电子档案、实体档案一体化的综合管理,建立全流程监控的档案管理体系。

3、物联网、人工智能、大数据和数据挖掘推送为智慧档案馆(室)提供了关键技术

 随着科学技术的发展,物联网、人工智能、大数据和数据挖掘推送技术已经越来越成熟,广泛应用并改变了各行各业和人们的工作生活,凸显社会进步。智慧档案管理必须涉及到档案数字化、数据化、定位、存放状态、环境状态、安保、消防、数据共享等将人、物、信息、环境等全部连接起来,实现自动感知和自动调控。而物联网、人工智能、大数据和数据挖掘推送技术越来越成熟并广泛应用,为建设智慧档案馆(室)提供了关键技术保障。

 

三、怎样建设智慧档案馆(室)

 

 档案数据化之于档案数字化,智慧档案馆(室)之于数字档案馆(室),是迭代式的更新和发展,是覆盖性的提高和增强,是管理方式的根本性变化、转向性发展。建设好智慧档案馆(室)要抓住档案数据化(不是单纯的数字化)、档案管理智慧化智能化(不是简单的自动化)、档案馆(室)管理一体化这些关键。

 

1. 采用物联网技术,建立智慧馆(室)一体化综合管理系统

物联网技术可以把档案馆(室)的人、物、信息、环境等方面全部连接起来,实现自动感知和自动调控。档案工作者不管身在何处,都可用手机或其它移动终端掌控一切。
智慧档案馆(室)一体化综合管理系统是以规范的档案管理为基础,通过专业化量身定做的档案存储管理系统、库房整体管理、环境管理、消防管理、安防管理、RFID档案管理、档案数据收集、档案数据推送等等,将档案信息管理的单一模式,改造为档案信息资源培植挖掘与管理的一体化模式,充分实现档案管理在单位活动中应有的支持作用。整个系统方案,是以计算机网络、RFID识别技术、自动化设备为基础,集成系统平台软件为核心,以楼层平面图为管理载体,以物联网技术为纽带,采用一体化集成的手段,把构成整个档案馆数字智能化系统的各自独立分离的设备、功能和信息集成为一个相互关联、完整和协调的综合网络系统,并通过该平台把这些分散、复杂而庞大的各类设备和系统进行充分的信息、资源、任务共享,从而方便的在统一的界面上实现对各子系统全局的监视、控制和管理,实现对进出档案库房人员、对档案库房智能化设备、对档案进行集中统一、安全、可控、有效的管理,为使用者提供一个舒适、有效、安全的工作环境。

 

2. 广泛收集数据
建设智慧档案馆(室),数据是基础。各个档案馆(室)要运用各种数据自动收集技术,广泛收集各种数据。
(1)及时收集新形成的档案数据
目前,在各个档案形成单位,文字方面的档案都是电子档案,都可自动成为电脑任意处理的数据,但还有不少活动还完全没有记录,或者虽有录音、录像等记录,但没有转化为文字,没有成为电脑可处理的数据。这就造成了新数据的缺失。这就需要运用新技术(如OCR识别、手写识别、声音识别、人脸识别等)“智慧建立档案”或“智慧收集档案”,可以帮助人们把档案建立得更丰富,把数据搜集得更广泛。
(2)收集档案内容数据
也就是档案的全文数据。要运用各种技术,把纸质档案、照片档案、音像档案中能够转化的,全部转化为电脑可处理的数据,并把它们同电子档案数据汇合在一起,建立起档案全文数据库。这是基础,是重点,是*要紧、*关键的数据。收集得越早越好,收集得越广泛、越齐全越好。除档案外,报纸、杂志、内部出版物等资料的数据将来也可收集进来,它们对档案数据也是重要的补充。
A.档案实体数据
即档案的编号、数量、位置、被移动情况、被利用情况、损坏或修复情况等方面的数据。在智慧档案馆(室)里,档案实体是基本不动的,对它的监控不需要太复杂,主要记录它的位置、数量、动用情况等就可以了。
B.档案环境数据
即档案库房的温湿度、有毒有害气体浓度、灰尘浓度、烟雾浓度等数据。这些数据,各地可以因地制宜,主要收集有损档案安全的主要数据。
C.人流数据
包括档案工作者人数、档案利用者人数、档案参观者人数、工作交流者人数,以及他们的位置等。
D.其他数据
比如,档案装具的数量及位置,库房的数量及位置,工作用房和技术用房的数量及位置,档案设施设备的数量、位置、年限,还有馆(室)内包括档案装具和环控设备、消防设备、监控设备在内的所有设备运行数据等。
档案馆(室)只有把各方面数据都收集齐全,才能根据这些数据运用物联网综合管理系统进行智慧性管理。拥有以上这些数据后,通过利用大数据技术和物联网系统就可以实现档案馆(室)中的信息与电脑、人与电脑、物品或设备与电脑,以及信息与信息、人与人、物与物、人与信息、人与物、信息与物等等之间的互联互通、互感互知。
3. 确保数据安全
有了数据,还要用各种方法保证数据的安全。因为,数据是智慧档案馆(室)的灵魂,数据一旦丢失,档案馆(室)就只剩下外壳。
(1)对全部数据在异地备份一套以上
数据都是电子的,电子数据的*大弱点是不安全因素很多,安全系数比较低,安全风险比较大。为了确保它的安全,就要对它全部进行异地备份,在几百公里以外的多处地方备份保存一套以上,从而确保特殊情况导致数据丢失后,能有备份数据顶上来,不会造成数据的“全军覆没”。
(2)应用自动报警设备
要普遍应用防火、防水、防盗、防远程攻击等的自动报警设备。在高温、高湿地区还要有高温、高湿的自动报警与调控设备。
(3)应用自动灭火装置
数据库房要用防火、防水材料进行隔离,而且一定要有自动灭火装置,以确保即使库房发生火灾也能自动扑灭,不致损毁数据。
(4)设置防远程攻击的“防火墙”
电子数据的一个软肋是黑客可以通过网络发起远程攻击,窃取、篡改、调换、锁住或销毁数据。所以,数据库房必须采用*先进的信息安保技术和设备,为数据建立“防火墙”“安全盾”“生命线”。

4. 采用数据挖掘推送技术

对智慧档案馆(室)来说,数据是它的硬件,数据挖掘推送技术则是其软件。离开这个软件,智慧档案不能真正实现。各级档案馆(室)要开始重视运用这方面的技术,先对目前已有现成数据的电子档案运用算法进行挖掘和推送。以此为基础,建立智慧档案馆(室)的框架和基础,既可以在签订保密协议、确保数据不外泄的基础上,把数据挖掘与推送外包给有关企业,就像过去搞档案数字化和信息化一样。
5. 主动推送档案信息
智慧档案馆(室)要积极地投入应用,主动地向领导、向各方面利用者推送现有的档案数据。发挥出智慧档案馆(室)的优势和作用,显示出智慧档案馆(室)同以前两代档案馆(室)的不同和*。以前的馆或室只是要什么给什么,要一只给一,而智慧档案馆(室),则是要什么都不只是给出什么,还给出其他相关的一切,即“1+N”,这个“N”,就是根据他以前的利用经历以及这次利用的主要内容而主动推送、自动推送、无偿推送,让智慧档案馆(室)更智慧。


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